Что мы отдаём в закупку и в какие сроки
Аренда крана для корпоративного заказчика — это процедура из 6 этапов: от аккредитации до оплаты в течение 7 рабочих дней после подписания документа о приёмке.
Дату выезда при этом задаёт не подписание, а самый длинный допуск — городской пропуск с ноября по февраль оформляют до 15 рабочих дней. Эта страница — про процедуру, а не про кран.
Карточка контрагента: состав полей
Одним файлом, в формате, который принимают учётные системы заказчика. Ниже — перечень полей, которые в ней заполнены.
| Наименование | полное и сокращённое, как в уставе и в листе записи ЕГРЮЛ |
|---|---|
| ИНН и КПП | 10 знаков у организации, 12 у ИП; КПП по месту нахождения |
| ОГРН, ОКПО, ОКТМО | регистрационные и статистические коды для карточки в учётной системе |
| ОКВЭД | основной вид деятельности — заказчик сверяет его с предметом закупки |
| Адреса | юридический и фактический, а также адрес для корреспонденции, если он третий |
| Банковские реквизиты | расчётный счёт, банк, корреспондентский счёт, БИК |
| Налоговый режим | система налогообложения и применяемая ставка НДС — с 1 января 2026 года основная ставка 22 % |
| Подписант | должность, ФИО и основание полномочий: устав, доверенность или машиночитаемая доверенность |
| Электронный документооборот | оператор ЭДО и идентификатор участника — без них закрывающие документы уйдут бумагой и потеряют неделю |
| Контакты | ответственный по договору и ответственный по документообороту — это обычно разные люди |
Здесь перечислен состав полей, а не сами реквизиты. Сайт демонстрационный: юридического лица за ним пока нет, а публиковать выдуманные ИНН и расчётный счёт нельзя ни при каких обстоятельствах — по ним можно попытаться провести платёж.
Комплект на аккредитацию подрядчика
Стандартный набор службы закупок. Собран заранее, чтобы не досылать документы по одному и не терять на этом дни согласования.
- Устав в действующей редакцииСо всеми зарегистрированными изменениями — заказчик сверяет по нему полномочия единоличного исполнительного органа.
- Лист записи ЕГРЮЛПодтверждает актуальность сведений о юридическом лице на дату подачи комплекта.
- Свидетельство или уведомление о постановке на налоговый учётСвязывает ИНН и КПП с наименованием в карточке контрагента.
- Решение или приказ о назначении руководителяОснование полномочий подписанта, если договор подписывает директор.
- Доверенность или МЧДЕсли подписывает не директор. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает электронные документы личной подписью, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность в формате XML, подписанная УКЭП руководителя.
- Справка налогового органа об отсутствии задолженностиЗаказчики просят её свежей — как правило, не старше 30 дней на дату подачи.
- Бухгалтерская отчётность за последний отчётный годНужна службе экономической безопасности для оценки подрядчика.
- Документы на технику и оператораКомплект, который едет на объект вместе с машиной: паспорт подъёмного сооружения с отметкой о последнем освидетельствовании, свидетельство о постановке на учёт в Ростехнадзоре, удостоверение крановщика и приказ о его назначении на эту машину. На петербургских объектах к нему добавляются местные пропуска — состав и сроки в разделе «Допуски и документы».
Договор и приложения к нему
Договор аренды транспортного средства с экипажем сам по себе короткий. Рабочая часть, из-за которой возникают споры при закрытии, лежит в приложениях.
| Документ | Что в нём фиксируется | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Договор аренды с экипажем | Предмет, срок, порядок расчётов, ответственность. По ст. 640 ГК РФ вред, причинённый третьим лицам самим транспортным средством, возмещает арендодатель — регресс к арендатору возможен только при доказанной вине арендатора. | мы, по нашей форме или по форме заказчика |
| Приложение № 1. Спецификация | Марка машины, грузоподъёмность, длина стрелы, требования к площадке, ставка за час и минимальная смена, срок подачи. | мы после осмотра или по данным заявки |
| Приложение № 2. Форма сменного рапорта | Дата, объект, время подачи, начала и окончания работы, простои с причиной, подписи сторон. | согласуется до первого выезда |
| Приложение № 3. Заявка на смену | Как подаётся заявка на конкретный день, за сколько часов и кто уполномочен её подавать со стороны заказчика. | заказчик назначает ответственного |
| Приложение № 4. Форма УПД | Формат закрывающего документа и порядок обмена по ЭДО. | согласуется бухгалтериями сторон |
Сам договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется параграфом 3 главы 34 Гражданского кодекса (статьи 632–641), и его конструкция от адреса объекта не меняется. Спорят при закрытии не о ней, а о приложениях — поэтому выше расписаны именно они.
Требования к подрядчику и чем мы их закрываем
| Требование заказчика | Чем подтверждается |
|---|---|
| Правоспособность и актуальность сведений | устав, лист записи ЕГРЮЛ, карточка контрагента |
| Отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков | проверяется заказчиком по ЕИС; со своей стороны даём справку-заверение в составе заявки |
| Отсутствие задолженности по налогам и сборам | справка налогового органа на дату подачи заявки |
| Полномочия подписанта | решение о назначении, доверенность либо МЧД для электронного подписания |
| Квалификация персонала | аттестованный экипаж в штате: удостоверение на право самостоятельной работы по пункту 25 ФНП № 461 плюс приказ эксплуатирующей организации о назначении на конкретную машину — по запросу прикладываем оба к заявке |
| Ответственность за вред третьим лицам | лежит на арендодателе по ст. 640 ГК РФ — отдельного условия в договоре для этого не требуется |
| Обеспечение заявки и исполнения контракта | деньгами или независимой гарантией банка, если заказчик его требует — размер и пороги по 44-ФЗ и 223-ФЗ различаются, разбор на отдельной странице «Обеспечение заявки и контракта» |
| Ответственность за просрочку и срыв контракта | пеня по 1/300 ключевой ставки ЦБ за день и фиксированный штраф по Постановлению № 1042 — размер по диапазону цены контракта и порядок одностороннего расторжения на странице «Штрафы и расторжение контракта» |
| Допуск техники на объект заказчика | петербургские допуски и их сроки — на странице «Допуски и документы» |
| Техника вне нашей специализации (гусеничный и башенный кран, манипулятор, автовышка, экскаватор, самосвал, трал) | подбираем и подаём под конкретное ТЗ через партнёрскую сеть, не из собственного парка — процедура и граница ответственности разобраны на странице «Расширение спецификации» |
| Разовая заявка на сумму ниже порога малого объёма | шесть этапов ниже — про конкурентную процедуру с итоговым протоколом; для закупки у единственного поставщика в пределах фиксированной суммы порядок короче — разбор порогов и годового лимита по 44-ФЗ и 223-ФЗ на странице «Малые закупки» |
| Нужно больше или меньше смен, чем в подписанном контракте | до 10% объёма и цены без новой закупки — основание, лимит и связь с обеспечением на странице «Изменение объёма и цены контракта» |
Порядок согласования: шесть этапов и сроки
Главная мысль этого раздела: дату выезда задаёт не подписание договора, а самый длинный допуск. Планировать надо от него.
Заявка или техническое задание
Нужны адрес объекта, вес и габариты груза, вылет от точки установки крана, дата и признак режимности площадки (порт, действующее предприятие, охранная зона).
КП со спецификацией
Отдаём подбор машины по паре «вес и вылет», ставку по классу, расчёт минимальной смены, срок оформления допусков и проект договора с приложениями.
Аккредитация подрядчика
Отправляем карточку контрагента и учредительный комплект в том виде, в каком его принимает служба закупок: одним архивом, с описью и подписантом.
Подписание договора
Для процедур по 223-ФЗ окно подписания задано законом: не ранее 10 и не позднее 20 дней с даты размещения итогового протокола. Внутри этого окна мы держим и цену КП, и наличие машины.
Оформление допусков
Самый длинный этап и единственный, который мы не можем ускорить: городской грузовой пропуск, допуск в зону транспортной безопасности терминала, проверка охранного статуса площадки.
Выезд и закрытие
Сменный рапорт подписывается на объекте, затем УПД по ЭДО. Сведения о договоре заказчик вносит в реестр договоров в течение 3 рабочих дней со дня заключения.
Что происходит после выезда — приёмка смены, состав закрывающих документов и сроки оплаты — на отдельной странице «Приёмка и оплата».
Источники, проверено
- ч. 15 ст. 3.2 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ — договор заключается не ранее 10 дней и не позднее 20 дней с даты размещения итогового протокола
- ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 223-ФЗ — сведения о заключённом договоре вносятся в реестр договоров в течение трёх рабочих дней
- ГАРАНТ.РУ — предельный срок оплаты по договорам с субъектами МСП по 223-ФЗ сокращён с 15 до 7 рабочих дней
- ст. 640 ГК РФ — ответственность за вред, причинённый транспортным средством третьим лицам, несёт арендодатель
- разъяснения по применению машиночитаемой доверенности с 1 сентября 2024 года
- Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ — основная ставка НДС 22 % с 1 января 2026 года
- gov.spb.ru — сроки оформления пропусков на грузовые ТС свыше 8 тонн в Санкт-Петербурге
Сроки аккредитации подрядчика у конкретного заказчика законом не установлены — их задаёт его собственное положение о закупке, поэтому в таблице этапов стоит «по регламенту заказчика», а не выдуманное число дней.